פרואקטיביות, על פי ההגדרה המילונית, היא נקיטת פעולה ליצירת שינוי לעומת ריאקטיביות שהיא תגובה למצב כאשר הוא מתרחש.
כשחושבים על פרואקטיביות בעבודה, עולה דמות העובד המצטיין שמגדיל ראש ויוזם. זה שלא צריך לתת לו הוראות מפורטות מדי. אך למרות שעובד כזה הוא נכס לחברה, פרואקטיביות אינה מסתכמת בלהיות "ראש גדול". לפעמים דווקא עובד אחראי שמגדיל ראש, יכול להיות ריאקטיבי בתחומים אחרים, חשובים לא פחות.
ישנן כמה חזיתות שבהן אנו נוטים להימנע מלקחת את המושכות לידיים:
א. אמירת לא
ב. קידום אינטרסים אישיים ומקצועיים מול ממונים ובכירים
ג. שיתוף פעולה עם עמיתים לעבודה
נתחיל מהשאלה האם בכלל מותר לומר לא בעבודה ולְמה בעצם עלינו לעשות זאת?
אז קודם כל, לא רק שמותר לומר לא בעבודה, כדאי מאוד גם לעשות זאת.
אנשים שמתקשים לומר לא מוצאים את עצמם עסוקים כל היום במיליון דברים שאינם נוגעים לתחום אחריותם ולא מספיקים כלום.
לומר לא זה קודם כל לומר לא לבקשות עזרה. ברור שלא לכולן, אבל לפחות לחלק. רבים מתקשים בכך גם כי הם חוששים מפגיעה ביחסים ובתדמית, וגם כי הידע והמומחיות שלהם מהווים עבורם מקור לגאווה וכרטיס ביטוח לכך שהארגון לא יוכל בלעדיהם.
מי שקנה לו שם של מי שתמיד מוכן לעזור, ימצא את עצמו הראשון שאליו פונים בעוד ישנם עובדים נוספים שניתן לפנות גם אליהם לאותו הצורך.
בנוסף, לא אחת אותו אדם ימצא את עצמו עושה במקום מישהו אחר משהו שאותו אדם יכול היה לעשות בעצמו. יתכן שלמבקש העזרה זה היה לוקח יותר זמן, אבל תוך כדי הוא גם היה לומד כיצד לעשות זאת ולהבא לא היה נזקק לעזרה.
אז כדאי לשים לב מתי אתם מקצרים תהליכים לאחרים על חשבונכם.
ולגבי החשש לצאת רע או לפגוע? זה עלול לקרות, אבל זה מאוד תלוי באיך תעשו זאת ובאיזה הקשר. כשתתחילו לומר לא (או "לא כרגע" שיכול להביא לכך שהמבקש ימצא פתרון אחר בינתיים), תגלו שלעתים אין כל בעיה במקום בו האמנתם שתהיה.
לדעת לומר לא לבקשות עזרה מחברים לעבודה זה להיות פרואקטיביים לגבי הזמן שלכם.
לעתים יהיה עליכם לאזור את האומץ ולומר לא לממונים עליכם. דוגמה לכך היא העובד שמכיר הכי טוב מערכת או תחום שכבר אינם תחת אחריותו. הארגון מתקשה לוותר על המומחיות שלו, וגם הוא לעתים מתקשה לוותר על עמדת הכוח שבלהיות היחיד שמכיר ויודע.
אבל גם כאן, בדיוק כמו בנוגע לבקשות העזרה, עובד כזה עלול למצוא את עצמו מבלה שעות ואף ימים במשימות ובפתרון תקלות שאינן בתחום אחריותו הישיר ולא מגיע לדברים שחשובים לו ושעליהם הוא נמדד.
במקרה כזה, זה בסדר ואף נדרש לומר לא גם לממונים ולעמיתים לעבודה, אף אם בכירים מכם. לעמוד על שלכם ולהבהיר שאתם מוכנים ללמד מישהו אחר אבל לא לעשות זאת שוב בעצמכם.
הצורך לומר לא עשוי גם לנבוע ממחויבות לזמנכם האישי ולבריאותכם הנפשית. "לא אוכל לספק זאת במועד שביקשת לאור המשימות הנוספות שיש לי, אפשר לתעדף יחד את המשימות שלי מחדש" או "אני לא עובדת בשעות הלילה". חשוב לזכור שלמרות שכך זה נראה לעתים, ברוב המוחלט של המקרים העולם לא יתמוטט אם משימה כלשהי תדחה מעט.
כמו בכל אקט של הצבת גבולות, כמובן שקיים כאן סיכון – הסיכון שאמירת הלא תפגע במעמדכם וחס וחלילה אף תוביל לפיטורים. אבל אם אתם עובדים טובים ומוערכים הסיכוי לכך קטן, והישארות במצב הקיים משמעה תסכול ומרמור, פגיעה בהצלחתכם ועיכוב בהשגת מטרותיכם.
החזית השניה שבה אנו נוטים להימנע מפרואקטיביות היא מול ממונים ובכירים.
כאן אני מדברת על לומר את דעתכם, לעשות כל מה שביכולתכם כדי לקדם את מטרותיכם, ולקחת אחריות על כך שהדברים שהובטחו לכם יצאו לפועל.
סיבה מרכזית להימנעות מכך היא הנטיה לתפוס מנהלים כדמויות הוריות ולהטיל עליהם ציפיות לא-ריאליות.
רבים מאתנו מחזיקים ברעיון של איך הורה אמור להתנהג, משווים את הורינו לדמות ההורה האידאלי, ושופטים אותם בחומרה על חסרונותיהם וחולשותיהם.
כשאנו אומרים, "מנהל אמור…", "אני מצפה ממישהו שהוא מנהל להיות מסוגל/להבין…", אנחנו למעשה עושים את אותו הדבר – משווים את המנהל לדמות המנהל האידיאלי, שלעתים רחוקה מאוד מהמציאות.
מנהלים הם בסך הכל בני-אדם שמתמודדים עם עומס ולחצים, עם עניינים אישיים, ושיש להם חסרונות וחולשות אנושיות.
אם מנהל הוא לא הגון ופוגעני זה עניין שלא כדאי להזניח.
אבל אם אנו יושבים מרירים כי המנהל שלנו לא דוחף דברים באופן מספק לדעתנו, לא רואה נכון את הדברים, מפספס דברים או עדיין לא עמד בהבטחתו, אנחנו קודם כל פוגעים בעצמנו.
יכול להיות שאנחנו מתוסכלים בשל משהו שיכולנו לקדם בקלות יחסית – פשוט לומר משהו באופן ישיר, להתעקש שוב על משהו שאנחנו רוצים, או להזכיר משהו שהובטח ולא יצא לפועל.
לרבים יש נטיה לא לומר דבר, לומר משהו בחצי פה, או לחכות לשיחת החתך במקום ליזום שיחה באופן אקטיבי ולהיות ישירים.
ברור שכדאי גם לדעת מתי לעצור כשאומרים לנו לא, אבל רבים לא מגיעים לשלב הזה. במקום זאת הם מתבשלים עם התסכול ומניחים אוטומטית שמשהו הוא אישי בעוד פעמים רבות זה לא כך.
פרואקטיביות יכולה להועיל גם בכל פעם שמישהו צריך לספק לנו משהו.
עם כפיפים זה קל יותר כי מתוקף תפקידם הם אמורים לקבל מאתנו הנחיות. אבל מה קורה כשמדובר בעמיתים לעבודה שאנחנו לא בהכרח בראש מעייניהם? שמיליון לחצים אחרים מופעלים עליהם?
במקרים כאלה נצפה לקבל את בקשתנו ופעמים רבות נתאכזב. או שהתשובה תהיה לא, או שהמענה לא יגיע בזמן, או שאולי החומר לא יהיה באיכות שציפינו.
לכן, בעת שיתוף פעולה עם עמיתים ישנן כמה פעולות פרואקטיביות שיכולות לחסוך זמן ועוגמת נפש:
א. להבהיר מה בדיוק אנחנו צריכים ולהסביר את חשיבות העניין.
ב. לסכם עם הצד השני על לו"ז שמתאים לשני הצדדים ולהעלות את הסיכום על כתב.
ג. לא להסיר אחריות מעצמנו – כשאנחנו רואים את עצמנו אחראים לפרויקט בכללותו, כולל למה שהצד השני אמור לספק, ננקוט בכל פעולה שתבטיח זאת, באם זה פולואפ חוזר או העלאה של תשובה שלילית לדרגים הבכירים.
לא אחת אנו מקבלים ללא אומר את ההסברים (או התירוצים) של הצד השני לאי-יכולתו לספק לנו את מה שאנו צריכים או לקחת על עצמו אחריות על דבר כלשהו שהתרגל שעשינו עבורו, ולעתים אף מספקים מראש הסברים שמטרתם להצדיק את המנעותנו מלבקש. "הם כבר רגילים ככה, אי-אפשר עכשיו לבקש…", או "הם ממילא לא יעשו את זה ואני לא יכולה לתת שזה לא יעשה" (כן, את יכולה).
אנחנו גם נוטים לשכוח שלכולנו היום יש המון לחצים והתראות שמגיעות מכל כיוון, כך שאם התזכורת מאתנו לא תגיע, התראות אחרות יתפסו את תשומת לבו של עמיתנו לעבודה והמשימה שלנו שוב תדחק הצידה.
אז חשבו מהי המטרה שלכם ובדקו האם הפעולות שלכם מסייעות לכם להתקדם לעברה או עומדות בדרככם.
ההזמנה שלי היא להתחיל בצעד אחד קטן; בלומר לא, בלהיות יותר ישירים בבקשותיכם, או בלעשות פולואפ במקום הנדרש.
בהצלחה!
2 תגובות
השארת תגובה
תודה רבה על התובנות והטיפים שנתת! נהניתי לקרוא.
בשמחה גליה! כיף לשמוע שאהבת!!